Kaisen: domare il caos

Raccolti tutti i dati del nostro sondaggione meraviglioso è subito stato evidente che la voglia di una vita più organizzata è strabordante per molti di noi. E’ quasi stata un’acclamazione popolare.
E’ comprensibile visto che la gran parte di noi lavora in proprio o è impegnata in un tipo di attività che comporta numerosissime fasi di lavoro e competenze diverse che, se non gestite con cura, possono risultare in una vera catastrofe di ansia. Ma anche chi ha dei bambini, o deve gestire una casa o il poco tempo libero che lascia un lavoro a tempo pieno può sentire questa necessità.

Non voglio dire che una super organizzazione sia la soluzione di ogni male, per esempio non lo è particolarmente per me. Mille metodi diversi di pianificazione non hanno mai attecchito e la mia scrivania è un vero porcaio di pigne di roba che non so neanche cosa siano. Vivo in un sereno, rassegnato caos e sopravvivo.
Ed è altrettanto vero che a volte sentiamo il bisogno di una super organizzazione non tanto per essere più produttivi, ma per riempire le nostre giornate di azioni che ci facciano arrivare a sera con una rassicurante sensazione di aver fatto qualcosa, con l’impressione di non aver sprecato il nostro tempo. E’ un’illusione che copre un senso di vuoto più profondo, ma è anche in questo che il kaisen potrebbe venirci in aiuto, quindi procediamo subito a vedere di cosa si tratta.

Che cos’è il kaisen?

Il kaisen è una tecnica/filosofia nata in Giappone che ha avuto particolare successo negli anni ’50, quando è stata applicata al miglioramento della produzione aziendale. Premetto che non ne sono un’esperta e che, conoscendo i giapponesi, come minimo servirebbero decenni di accurati studi per comprenerla e praticarla alla perfezione, quindi io ve la presento per come l’ho capita.

Kaisen significa miglioramento, ma inteso come miglioramento compiuto a piccolissimi passi e questo miglioramento avviene prima di tutto tramite un’analisi di quanto sia effettivamente utile e importante nella nostra vita.

Come abbiamo detto si può applicare alla produttività aziendale, ma nasce come una filosofia di vita e quindi può essere usata anche per fare ordine interiormente e non solo esteriormente.

Il primo passo è quello di darsi una bella occhiata intorno. Lo sguardo può essere rivolto sia all’esterno quanto all’interno e serve per individuare quali aspetti nella nostra vita (o elementi nella nostra zona di lavoro) siano effettivamente utili, separandoli da ciò che è inutile o addirittura dannoso. Ci sono molti punti di vista secondo cui compiere queste considerazioni: possiamo semplicemente guardare all’utilità di un oggetto o di un’azione, o al tempo e la fatica che ci impegna, o magari anche semplicemente al grado di gioia che ci regala.

Prima di tutto si può cominciare osservando con attenzione la propria giornata o la propria settimana. E’ utile fare delle liste e prendere nota con una certa precisione di quanto tempo dedichiamo alle varie azioni e occupazioni giornaliere. Annotare cosa ci esasperi maggiormente, cosa ci porti via la maggior quantità di tempo. Lì probabilmente si annidano dei problemi di organizzazione, razionalizzazione o di semplice insensata cocciutaggine.

Ma ecco in pratica cosa possiamo fare

Sul lavoro: possiamo incominciare per esempio ad osservare la nostra postazione di lavoro o il nostro studio e dividere ciò che usiamo frequentemente da quello che usiamo raramente o che non usiamo affatto. I più fanatici posso appiccicarci sopra adesivi di colore diverso per distinguerli. L’ideale sarebbe liberarsi del tutto di quello che non usiamo, ma possiamo semplicemente riporre quello che non ci è utile in luoghi meno accessibili e tenere a portata di mano quello che effettivamente ci serve. Inutile dire che un ambiente in ordine e pulito riesce a regalare anche una certa serenità e in senso pratico il risparmio di tempo per il lavoro e anche per i riordini successivi sarà notevole.

Nella vita di tutti i giorni: si tratta di mettersi in tutta tranquillità ad osservare come riempiamo la nostra giornata, a cosa dedichiamo le nostre energie e capire se sia davvero qualcosa che ci fa del bene, che ci serve o che invece siamo convinti di dover fare per uno strano senso del dovere o imposizione esterna. Oppure possiamo osservare a cosa dedichiamo la maggiore quantità di energia e stress e riflettere se ci sia un modo migliore di farla o magari se sia possibile delegarla.

Interiormente: in questo caso l’esame va compiuto sui pensieri e sulle realzioni che portiamo avanti. Per i pensieri si tratta di falciare alla grande tutta quella serie di frasi che continuiamo a ripeterci ossessivamente nella testa e che non ci portano nulla di positivo. Tutti quei pensieri negativi che ci tormentano ogni giorno per esempio. Allo stesso modo possiamo agire sulle relazioni che coltiviamoi. Quante sono sane? Quante ci arricchiscono e ci rendono felici? Quali in verità ci stressano e ci caricano di energia negativa?

Arrivati a questo punto bisogna agire.

Ma non dobbiamo partire con il trattore e arare tutto, ribaltando ogni cosa come delle forsennate. Si tratta di partire piano piano dalle cose più piccole, dai problemi più facilmente risolvibili. E stabilire una certa routine, applicando una certa costanza che permetta di interiorizzare il processo e il miglioramento. Il cambiamento si porta avanti con pazienza per una settimana fino ad interiorizzare il miglioramento e poi si procede con il passo successivo. Con pazienza e impegno, in un continuo e lento miglioramento.

Spero che queste considerazioni vi abbiano fornito qualche spunto utile o magari la voglia di approfondire il metodo. E’ facile trovare online tanti libri dedicati alla pratica del kaisen.

Un cosa è sicura, non tutto può funzionare per tutti. Così come non per tutti un ordine maniacale può essere fonte di una produttività suprema o di una vita di pura serenità, allo stesso tempo ognuno deve trovare il metodo più adatto a lui. Proprio per questo nei prossimi mesi proveremo a scovare diverse tecniche, tattiche e punti di vista, affinchè ognuno possa scegliere ciò che più preferisce. Se voi avete qualche tattica che per voi funziona particolarmente ditecela nei commenti.

Lalla, Ire, Luisa e Fran

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